Landkreis Augsburg und IBM stellen webbasiertes Pilotprojekt für die Kostenbeitragsberechnung in der Jugendhilfe vor
Gerade in der öffentlichen Verwaltung können mittels Digitalisierung mögliche Optimierungspotenziale erschlossen werden. Wie das in der Praxis funktionieren kann, zeigen das Landratsamt Augsburg und der Technologiekonzern IBM: Anfang der Woche wurde im Landratsamt Augsburg das innovative Pilotprojekt „JuKI“ vorgestellt, das einen weiteren Schritt in der Digitalisierung öffentlicher Behörden darstellen könnte. „JuKI“, das in Zusammenarbeit mit IBM und dem Team Digitalisierung sowie der wirtschaftlichen Jugendhilfe des Landkreises Augsburg entwickelt wurde, ist ein webbasiertes KI-gestütztes Programm. Es wurde speziell entwickelt, um die Arbeitsabläufe der Mitarbeitenden in der wirtschaftlichen Jugendhilfe zu verbessern. Denn die Bearbeitung von Anträgen in der Kostenbeitragsberechnung nimmt sehr viel Zeit in Anspruch und ist oft mit hohem Druck verbunden.
„Der Alltag vieler unserer Mitarbeitenden ist ein ständiger Kampf gegen die Zeit. Gerade in Bereichen, in denen es um finanzielle Aspekte geht, ist von Seiten unserer Bürgerinnen und Bürger nachvollziehbarerweise eine schnelle und rechtssichere Bearbeitung gefragt“, erklärte Landrat Martin Sailer, „,JuKI‘ ist daher nicht nur eine Softwarelösung, sondern ein Schritt in die Zukunft, der nicht nur die Arbeitsabläufe in der wirtschaftlichen Jugendhilfe optimieren könnte. Auch wenn die letzte Entscheidung natürlich bei der Sachbearbeitung liegt.“ Besonders hervorzuheben ist, dass mit Hilfe des Programms neben einer Steigerung der Effizienz in den Arbeitsabläufen auch der Einstieg für neue Mitarbeitende erleichtert werden kann, was angesichts zunehmenden Fachkräftemangels von großer Bedeutung ist. „,JuKI‘ ist eine Chance, die Sachbearbeitung, insbesondere in Zeiten, in denen erfahrene Mitarbeitende in den Ruhestand gehen, zu entlasten. Junge Kolleginnen und Kollegen haben oft nicht mehr die Möglichkeit, über einen längeren Zeitraum auf die Erfahrungen eines erfahrenen Teams zurückzugreifen.“ Dabei soll die KI keine Mitarbeitenden ersetzen, sondern diese lediglich als arbeitserleichterndes Werkzeug bei ihrer Arbeit unterstützen.
Auch Digitalminister Dr. Fabian Mehring zeigte sich bei der Projektvorstellung begeistert und würdigte das Projekt als bahnbrechend für die digitale Transformation öffentlicher Dienstleistungen: „Zukunftstechnologien wie KI und Co. sind unser Trumpf gegen Fachkräftemangel und Bürokratie – und für unsere Demokratie! Ich bin stolz und dankbar, dass das Landratsamt Augsburg dabei aus dem Herzen meiner Heimat bundesweit vorangeht“, lobte Minister Mehring den innovativen Ansatz bei der Projektvorstellung in Augsburg. „Modernste Technik übernimmt Routineaufgaben und setzt dadurch Kapazitäten für die wichtigste Aufgabe der Verwaltung frei: den persönlichen Kontakt mit den Bürgerinnen und Bürgern.“
„JuKI“ könnte möglicherweise bayernweit die Verwaltung unterstützen
Das Projekt wurde gemeinsam mit zwei Fachabteilungen des Landkreises Augsburg, Digitalisierung und wirtschaftliche Jugendhilfe, über die vergangenen vier Wochen realisiert und speziell auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnitten. „Künstliche Intelligenz kann die öffentliche Verwaltung nicht ersetzen, aber sie durch ihren Einsatz transformieren – indem mit Hilfe von KI Prozesse beschleunigt und Fachkräfte von den sich wiederholenden Aufgaben entlastet werden. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt: den Menschen“, betont Florian Breger, Vice President Public Sector, IBM DACH. Eine erste Testphase des Programmes hat bereits positive Ergebnisse gezeigt: Dank des Einsatzes von „JuKI“ konnten komplexe Anträge vorsortiert werden, sodass die Mitarbeitenden schneller Entscheidungen treffen konnten bei sinkendem Zeitaufwand. Denn im Pilotprojekt unterstützt watsonx, ein Portfolio an IBM-Produkten bei der zeitraubenden Recherchearbeit: Über eine Chatbot-Benutzeroberfläche können die Sachbearbeitenden nach relevanten Dokumenten suchen. Der Aufwand sinkt dadurch erheblich: Vor dem Pilotprojekt dauerte es teils mehrere Tage, alle Daten zu sammeln, während mit Hilfe des Prototyps dafür nur wenige Stunden bis Minuten benötigt wurden.
Nach Abschluss des Pilotprojektes planen der Landkreis Augsburg und IBM noch weitere Optimierungen zu implementieren. Für Mehring hat das Projekt in Augsburg Vorbildcharakter: „Hier haben zwei Partner mit großem Engagement und viel Pragmatismus in kurzer Zeit viel erreicht und anhand eines ganz konkreten Beispiels bewiesen: KI ist der Hebel, um einen modernen Digitalstaat zu verwirklichen. Wenn wir mit diesem Mindset auch andere Verwaltungsprozesse digitalisieren, können wir die Behörden in Bayern auf eine völlig neue Stufe heben. Davon werden Bürgerinnen und Bürger, aber auch unsere Unternehmen enorm profitieren. In Augsburg zeigt sich einmal mehr: Digitalpolitik ist Standortpolitik – und wir in Bayern werden die Chancen der neuen Technologien konsequent nutzen.“ Auch Landrat Sailer ist vom Mehrwehrt von „JuKI“ überzeugt: „Dieses Projekt zeigt eindrucksvoll, wie Digitalisierung und künstliche Intelligenz eingesetzt werden können, um die Arbeitsprozesse in Behörden zu verbessern und die Mitarbeitenden von sich wiederholenden Aufgaben zu entlasten. Um die Investitionsleistung der bisherigen Projektpartner abzusichern und das Projekt in den Realbetrieb zu überführen, bauen wir auf die Unterstützung des Freistaats. Ich kann mir gut vorstellen, dass ähnliche Programme auch weitere Verwaltungsbereiche bayernweit unterstützen könnten.“
